Arrêté ministériel n° 035/CAB/MIN/J&DH/2013 du 4 mars 2013 portant manuel de procédures du Guichet Unique de Création d’Entreprise.
Le Ministre de la Justice et Droits Humains,
Vu les Actes uniformes de l’Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires, OHADA, en sigle, spécialement ceux portant sur le droit commercial général, sur le droit des sociétés commerciales et du groupement d’intérêt économique, sur le droit des sociétés coopératives et sur les procédures collectives d’apurement du passif ;
Vu la Constitution, telle que modifiée par la Loi n° 11/002 du 20 janvier 2011, spécialement en ses articles 93 et 221 ;
Vu la Loi n° 002-2001 du 3 juillet 2011 portant création, organisation et fonctionnement des Tribunaux de Commerce ;
Vu la Loi n° 11/011 du 13 juillet 2011 relative aux Finances publiques ;
Vu l’Ordonnance-loi n° 13/002 du 23 février 2012 fixant la nomenclature des droits, taxes et redevances du pouvoir central ;
Vu l’Ordonnance-loi n° 13/001 du 23 février 2012 fixant la nomenclature des droits, taxes et redevances des Provinces et des Entités Territoriales Décentralisées ainsi que leurs modalités de répartition ;
Vu l’Ordonnance n° 12/003 du 18 avril 2012 portant nomination d’un Premier Ministre, Chef du Gouvernement ;
Vu l’Ordonnance n° 12/004 du 28 avril 2012 portant nomination des Vice-Premiers Ministres, des Ministres, d’un Ministre Délégué et des Vice-ministres ;
Vu l’Ordonnance n°12/007 du 11 juin 2012 portant organisation et fonctionnement du Gouvernement, modalités pratiques de collaboration entre le Président de la République et le Gouvernement ainsi qu’entre les membres du Gouvernement ;
Vu l’Ordonnance n° 12/008 du 11 juin 2012 fixant les attributions des Ministères ; Vu le Décret n° 12/045 du 1er novembre 2012 portant création, organisation et fonctionnement d’un Guichet Unique de Création d’Entreprise ;
ARRETE :
Section I. Dispositions générales
Article 1 : Le présent Arrêté a pour objet de fixer les procédures applicables au Guichet Unique de Création d’Entreprises
Article 2 : Le traitement des dossiers d’enregistrement des entreprises au Guichet Unique de Création d’Entreprise obéit aux principes de célérité, d’efficacité et d’économie de temps et de transparence.
Article 3 : La procédure de création d’entreprise ne peut, en aucun cas, excéder le délai réglementaire de trois jours ouvrables.
Le délai de trois jours court à partir de la réception conforme du dossier complet de demande d’immatriculation au Registre de Commerce et du Crédit Mobilier.
Ce délai est aussi valable pour les demandes d’inscription modificative au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier. Aucun prétexte ne peut justifier le traitement en retard des dossiers de création d’entreprise.
Article 4 : La transparence doit être observée sur tout le circuit du dossier de création d’entreprise ou de demande d’inscription modificative au Registre de Commerce et du Crédit Mobilier. Elle se traduit notamment par :
- l’affichage à un endroit visible et accessible à tous, dans les services du Guichet Unique, des procédures et des conditions de création d’entreprise, ainsi que des frais requis pour permettre à tout requérant d’en prendre connaissance ;
- la publication des avis sur le site web du Guichet Unique ou sur le site du Journal officiel et l’affichage, chaque semaine, dans les services du Guichet Unique, des entreprises enregistrées ou qui ont procédé à une demande d’inscription modificative au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier ainsi que la liste des dénominations déjà choisies par les sociétés ;
- la production et la publication des statistiques régulières sur le nombre d’entreprises créées ou qui ont procédé à une demande d’inscription modificative au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier.
Article 5 : Le personnel du Guichet Unique de Création d’Entreprise a l’obligation de réceptionner tout dossier de demande d’immatriculation ou d’inscription modificative au Registre de Commerce et du Crédit Mobilier et de l’examiner dans les délais prescrits. Il lui est interdit d’opposer des exigences liées à des considérations autres que celles résultant de la loi et des règlements.
Section II. Processus de traitement des dossiers de création d’entreprise
Paragraphe 1. Phase de la Réception et de Vérification du dossier
Article 6 : Sous réserve de l’organigramme et du règlement intérieur du Guichet Unique, le secrétariat technique assure la réception et la vérification du dossier de demande. Il est notamment chargé de :
- recevoir les demandes de création d’entreprise provenant des personnes physiques ou morales, les vérifier et les orienter au service compétent ;
- accueillir et informer les requérants sur les formalités à accomplir ;
- Orienter et suivre le traitement des demandes ;
- veiller au respect des délais de traitement des dossiers et d’exécution des formalités requises avec les services intervenant au Guichet Unique ;
- rassembler et délivrer tout document nécessaire à la création d’entreprise ;
- assurer toutes les autres tâches, à lui confiées par le Directeur général dans le cadre des attributions du Guichet Unique de Création d’Entreprise.
Article 7 : Le dossier de demande d’immatriculation ou d’inscription modificative au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier est déposé à la réception sur base d’un formulaire unique. Chaque dossier comprend les éléments suivants :
1°.Pour la personne physique : le formulaire requis dûment rempli et signé par le requérant ou son mandataire, accompagné des pièces exigées par la loi ;
2°.Pour la personne morale : le formulaire requis dûment rempli et signé par le requérant ou son mandataire, accompagné des statuts et des autres pièces exigées par la loi.
Article 8 :
Le préposé à la réception s’assure que :
1°. chaque dossier déposé est complet et qu’aucun document ou renseignement ne fait défaut ;
2°. les statuts ou l’acte modificatif déposé répondant aux conditions exigées par la loi et par les règlements pour être authentifiés ;
3°. la dénomination choisie ne fait pas confusion avec la dénomination d’une entreprise déjà existante ;
4°. les formulaires sont correctement remplis.
Si le dossier n’est pas complet ou n’est pas conforme, il est retourné au requérant dans les 24 heures pour complétion ou pour correction.
Article 9 : La phase de la réception et de la vérification du dossier se déroule en présence du requérant. Elle ne peut en aucun cas dépasser trente minutes.
Paragraphe 2 : Phase du paiement
Article 10 : Si le dossier est complet et conforme, le préposé à la réception l’enregistre dans les registres ad hoc et note les coordonnées de la personne qui l’a déposé.
Il lui délivre un accusé de réception et communique le montant total des frais à payer au requérant et au centre d’ordonnancement de l’administration parafiscale qui établit sans délai une note de perception que le requérant doit honorer endéans 24 heures. Si le paiement n’est pas effectué dans les 24 heures, la procédure d’octroi du numéro du Registre du Commerce et du Crédit Mobilier est interrompue jusqu’au payement complet des frais y afférents. Article 11 : Le requérant procède au paiement sur place au guichet de la banque et en obtient la preuve de paiement.
Une copie de cette preuve de paiement est remise au préposé du Guichet Unique et jointe au dossier de base que le préposé à la réception transmet auprès du Notaire du Guichet Unique.
Article 12 : Tout dossier qui n’a pas fait l’objet de paiement dans les 24 heures de la réception de la note de perception est retourné au requérant qui peut le retirer à tout moment au Guichet Unique de Création d’Entreprise.
Le préposé à la réception publie régulièrement la liste des dossiers retournés. Celle-ci est également publiée sur le site web du Guichet Unique.
Paragraphe 3 : Phase d’authentification et d’immatriculation au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier
Article 13 :
Au vue du dossier et de la preuve de paiement, le Notaire procède à l’authentification des statuts ou de l’acte modificatif conformément à la loi et aux règlements en vigueur. Il transmet le dossier au Greffier divisionnaire.
Article 14 : Le Greffier divisionnaire procède à l’immatriculation au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier ou à l’inscription modificative conformément à la loi et retourne le dossier au préposé à la réception.
Article 15 : L’authentification des statuts, l’immatriculation ou l’inscription modificative au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier se font dans les 24 heures de la réception du dossier.
Paragraphe 4 : Phase de la publication au Journal officiel
Article 16 : Après l’immatriculation ou l’inscription modificative au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier, le Notaire du Guichet Unique signe l’avis portant sur la création ou la modification de l’acte de société. Cet avis est transmis au Journal officiel pour publication. Il est publié également sur le site web du Guichet Unique de Création d’Entreprise.
Article 17 : La publication de l’avis de création de la société ou de modification de l’acte de société se fait dans les 24 heures de sa transmission.
Paragraphe 5 : Délai de création d’entreprise
Article 18 : Si le requérant n’est pas, dans le délai de trois jours, fixé sur les raisons de non traitement de son dossier, il a le droit d’exercer un recours gracieux auprès du Directeur général du Guichet Unique.
S’il obtient gain de cause, le Guichet Unique de Création d’Entreprise est tenu d’authentifier les statuts, d’accorder l’immatriculation ou l’inscription modificative au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier et de faire publier un avis sur la création de la société ou la modification de l’acte de société au Journal officiel ainsi que sur le site web du Guichet Unique.
Paragraphe 6 : Fiche signalétique de traitement du dossier
Article 19 : Tout le long du circuit de traitement du dossier, ce dernier est accompagné par une fiche signalétique qui indique de manière claire et précise, au niveau de chaque service la date et l’heure de réception ou de transmission.
Article 20 : Les données relatives à chaque dossier traité au Guichet Unique sont transmises aux services ci-après :
- le Secrétaire général à l’Economie Nationale ;
- le Secrétariat général au Commerce Extérieur ;
- la Direction Générale des Impôts ;
- l’Office National de l’Emploi ;
- l’Inscription générale du Travail ;
- l’Institut National de la Sécurité Sociale et
- l’Agence Nationale de Promotion des Investissements.
Section III : Archivage
Article 21 : Le Guichet Unique de Création d’Entreprise prend toutes les dispositions pour l’archivage sur support papier et sur support électronique des dossiers et pièces relatifs aux différentes demandes traitées. L’accès aux dossiers des archives du Guichet Unique est libre et gratuit, sous réserve de se conformer au règlement intérieur du Guichet Unique.
Section IV : Dispositions finales
Article 22 : Le Directeur général du Guichet Unique de Création d’Entreprise est chargé de l’exécution du présent Arrêté qui entre en vigueur à la date de sa signature.
Fait à Kinshasa, le 4 mars 2013